Офис-менеджер / Логист / Специалист службы заказов

Должностные обязанности:
1. Выставление счетов покупателям согласно выставленным коммерческим предложением;
2. Резерв оборудования под заказ покупателя;
3. Проверка оплаты заказов покупателей;
4. Отслеживание размещения оборудования в заказах поставщику и срок его поставки;
5. Информирование покупателя о состоянии его заказов;
6. Производить корректировку заказов покупателей;
7. Уведомление покупателя о готовности оборудования к отгрузки;
8. Оформление отгрузочных документов (товарные накладные, счета-фактуры, МХ3, МХ1, упаковочные листы);
9. Проверка и принятие к исполнению только правильно оформленных документов, предоставленных покупателем (доверенности, акты приема-передачи, заявления итд);
10. Оформление требование-накладных на замену оборудования по рекламации;
11. Ведение графика отгрузок оборудования покупателям;
12. Отслеживание дебиторскую и кредитную задолженность клиентов, ежеквартально и по запросу направлять покупателям акты сверки взаиморасчетов;
13. Отслеживание правильность оформление платежей покупателей;
14. Еженедельно проверять состояние выставленных счетов, закрывать заказы покупателя;
15. Отслеживание запасы оборудования на складе;
16. Осуществление управления резервами и остатками с целью оптимизации оборачиваемости складских запасов, а также обеспечение плановых показателей по объёму продаж;
17. Заказывать необходимое оборудование на склад;
18. Хранение первичной документации в соответствии с требованиями законодательства;
19. Поддержание картотеки на каждого клиента, с копиями договоров;
Ведение деловой переписки с покупателями;
20. Контроль и наличие всех документов от клиента в компании;
21. Прием входящих звонков и их распределение;
22. Работа с внешней и внутренней документацией;
23. Ведение делопроизводства, обеспечение офиса необходимыми расходными материалами;
24. Заведение Авансовых отчетов;
25. Заведение Заявок на оплату, заявок на расход:
26. Контроль наличие закрывающих документов (счета, акты, счета-фактуры от поставщика).

1. Документация;
2. Организация логистики склада;
3. Работа с поставщиками и клиентами;
4. Отслеживание взаиморасчетов с поставщиками;
5. Обеспечение процесса доставки автомобилей клиентам с максимальным качеством, в соответствии с установленными сроками и с оптимальными затратами;
6. Управление складами готовых к отправке автомобилей;
7. Подготовка и обеспечение всей необходимой для отгрузки документации;
8. Контроль исполнения доставки автомобилей в соответствии с договорными условиями;
9. Контроль транспортировки автомобиля итд

1. Оформление заказов на автомобиль и их выдачи;
2. Оформление страховок в разных страховых компаниях (Осаго и Каско);
3. Работа в различных программах необходимых для провидения авто, оплат, счетов и. т. д.

Работа с судами по всей России, работа с ИД, Судебными приказами, сайтами судов, ФССП. Отправка заявлений по дубликатам ИД, СП. работа с входящими звонкам судов, предоставление необходимой информации и внесение необходимой информации в систему. Уточнение информации в судах о дате судебных заседаний, решении суда и дата вынесения по запросу.

Работа с заявками, распределение по транспортным компаниям, закрытие рейсов, контроль отгрузки от и до. работа с отделом бухгалтерии, отделом юристов.