Ассистент отдела

Заключение и ведение договоров с контрагентами ( на оказание услуг клининга, ТО систем вентиляции и кондиционирования, услуг телефонии и интернета и др. административно-хозяйственной деятельности).

Согласование в системе электронного документооборота договоров, доп. соглашений, заявок на оплату.

Взаимодействие с подразделениями Банка (налоговый департамент, юридический, бухгалтерия).

Контроль своевременного получения счетов контрагента и их оплата согласно графику платежей .

Участие в проведении инвентаризации.

Планирование и согласование бюджета АХО, формирование отчетов руководителю.

Работа в системах электронного документооборота (Docsvision, SAP и др внутренние системы Банка).

Работа с первичной документацией, проверка правильности заполнения, сбор закрывающих документов, взаимодействие с контрагентом по вопросу предоставления исправленных документов и отслеживание сроков их передачи в бухгалтерию.

Ведение реестра документов для передачи оригиналов в бухгалтерию.

Оформление и согласование заявок на мелкий ремонт помещений (19 дополнительных офисов Банка).

Согласование договоров и дополнительных соглашений на установку рекламных конструкций и систем навигации).

Согласование в системе электронного документооборота договоров и дополнительных соглашений по административно-хозяйственной деятельности.

Контроль получения счетов от контрагента, оформление заявок и их согласование в системе электронного документооборота (SAP, DocsVision).

Взаимодействие с подразделениями Банка.

Ведение реестра документов и передача оригиналов документов в бухгалтерию.

Сбор закрывающих документов, взаимодействие с контрагентами для исправления ошибок.

Ведение графика платежей, отслеживание сроков оплаты и перезаключения договоров.

Участие в проведении инвентаризации и утилизации.

Закупка канцтоваров.

Взаимодействие с торговыми менеджерами.

Получение и проверка документов новых контрагентов.

Ввод данных контрагента в электронную систему Банка.

Регистрация договоров и доп. соглашений.


Ведение реестров для передачи оригиналов документов в другие внутренние службы банка.

Взаимодействие с департаментами Банка (СЗБ, Отдел обслуживания торговых организаций, архив).

Сбор и проверка правильности заполнения регистрационных карт новых сотрудников, их передача в СЗБ.

Ведение федеральных партнеров Банка (работа непосредственно с представителем контрагента :получение дополнительных соглашений на открытие новых торговых точек сети, регистрация , присвоение кода новой торговой точке , передача документов в архив, получение регистрационных карт на новых сотрудников, передача ответственным лицам для заведения в систему и присвоение логина/пароля, обратная передача данных менеджеру контрагента ).

Регистрация договоров и дополнительных соглашений по федеральным партнерам , высылаемых на электронную почту ассистентами других региональных представительств.

Взаимодействие с курьерскими службами.

Консультирование клиентов по вопросам кредитования, подбор оптимальных кредитных программ .
Подписание договоров, подготовка необходимых документов для передачи в архив.
Отслеживание оплат по графику платежей.