Руководитель/заместитель отдела документационного обеспечения управления

Организация оптимального функционирования системы документооборота, в том числе:
• Обеспечение своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающих и отправляемых документов;
• Согласование проектов документов и подготовка их для подписания руководителю банка;
• Разработка и внедрение нормативных актов в области документационного обеспечения;
• Контроль сроков исполнения запросов, контроль исполнения ЛНА;
• Заключение договоров с поставщиками услуг по профилю отдела: почтовые услуги, командировки и др. Ведение договорной документации в рамках задач отдела;
• Участие в разработке номенклатуры дел;
• Обеспечение формирования архива банка и хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения;

Документационное и организационное обеспечение закупочной деятельности Общества, в том числе:
- организация формирования и согласования плана закупок;
- организация подготовки пакета документов для проведения закупок;
- подготовка и проведения заседаний закупочных комиссий;
- формирование отчетности по закупочной деятельности;
- разработка и актуализация локальных нормативных документов, регламентирующих закупочную деятельность.

Документационное обеспечение деятельности Генерального директора Концерна, в том числе:
- прием, первичная обработка, сортировка, передача на рассмотрение и исполнение входящих документов;
- обработка и отправка исходящих документов;
- регистрация входящих и исходящих документов, приказов и распоряжений, служебных записок и других документов;
- консультирование исполнителей по работе и оформлению документов в соответствии с установленными правилами;
- подготовка проектов организационно-распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (письма и служебные записки);
- контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение).

Временный проект.
Документационное сопровождение проекта. Ведение отчетности и архива.

- регламентация процессов документооборота, разработка стандартов по делопроизводству;
- внедрение СЭД, организация регистрации документов в СЭД, контроль исполнения;
- организация хранения документов, комплектование архива;
- оказание методической помощи подразделениям по вопросам организации делопроизводства и архивации документов;
- организация доставки документов посредством Почты России, экспресс-почты и курьерской доставки.

• организация, планирование и контроль деятельности отдела;
• ведение общего делопроизводства и организация контроля исполнения;
• разработка внутренней нормативной документации (инструкции, стандарты, регламенты) и контроль их исполнения;
• разработка и внедрение унифицированных форм документов;
• организация эффективного документооборота (Lotus Notes);
• взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России;

• организация работы Тендерной комиссии (секретарь Тендерной комиссии);
• организация и контроль за тендерными процедурами в Обществе и филиалах (16 филиалов);
• осуществление подготовки тендерной документации и получение тендерных предложений от участников тендерных процедур;
• документальное сопровождение и деловая переписка с участниками тендерных процедур;
• формирование сводной информации по проведенным тендерным процедурам и архив документации по проведенным тендерам.

- организация работы отдела;
- обеспечение ведения делопроизводства и работы архива;
- контроль за исполнением организационно-распорядительных документов, решений коллегиальных органов и поручений руководства Компании;
- ведение и оформление протоколов заседаний Общего собрания участников и Совета директоров;
- взаимодействие с налоговыми органами;
- разработка нормативно-методических документов.
Достижения:
- организация архива управленческой и проектной документации;
- участие во внедрении системы электронного документооборота (DocsVision);
- повышение уровня исполнительской дисциплины.

- обеспечение четкой организации работы с документами в банке, координация работы автотранспорта, ведение переговоров и оформление договоров в пределах компетенции, организация протокольной деятельности.
Достижения:
- организация “с нуля” делопроизводственных структур в банке;
- оптимизация движения документов внутри офиса;
- внедрение автоматизированной системы обработки документов и контроля исполнения (IRM classicDOC, НТЦ ИРМ).