Офис-менеджер/Секретарь

Прием звонков и их распределение внутри компании
Работа с электронной почтой
Ведение первичного документооборота
Отправка, оформление и прием товаров от курьеров
Ведение графика совещаний отдела и запись итогов планёрок

Совмещение с первичным процессом поиска и найма сотрудников ( размещение резюме на сайтах, телефонное интервью, первое собеседование)

Встреча посетителей офиса, первичная консультация по ситуации
Оформление заявок на пропуска в здание, заявки на вход/въезд
Подбор поставщиков товаров и услуг для офиса (такси, вода, кофе, канцелярские принадлежности, мебель и прочее)
Контроль и поддержание порядка в офисной кладовой

Решение технических вопросов по ремонту и эксплуатации офиса с арендодателем и техническими службами
Контроль порядка в переговорных и их бронирование. Контроль уборки офиса клининговой службой

Организация новых рабочих мест и подготовка рабочих мест к приходу новых сотрудников (закупка/проверка мебели, телефона, подготовка минимального набора канцелярии и т.п., проверка чистоты и порядка на рабочем месте к приходу нового сотрудника)
Оформление и контроль подписки на периодические издания
Создание рассылок, презентаций, копирование документов
Иные административные поручения от руководителей отделов

Ведение и организация дня по встречам и делам руководителя компании
Посещение всех планёрок и запись текущих задач и их выполнение (для сотрудников от руководителя)
Отчёт в конце дня руководителю о продуктивности каждой задачи и ее решения
Сопровождение руководителя на важных встречах с клиентами и заказчиками
Ведение календаря руководителя

Встреча гостей и заказчиков

Первичное консультирование клиентов и гостей
Документооборот
Заказ товаров и доставки курьеров
Работа с почтой компании и с входящими звонками